Política de tratamiento de datos personales

Vigente desde el 25 de octubre de 2026

SYSPROSTAY S.A.S. desarrolla software para el sector de hospedaje. Esta política explica cómo recolectamos, usamos, guardamos y protegemos los datos personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas colombianas sobre protección de datos.

1. Responsable del tratamiento

2. Nuestro papel como proveedor de software

Tratamos datos personales en dos calidades distintas:

• Como responsables: los datos de nuestros propios clientes, prospectos, proveedores y de las personas que nos contactan.
• Como encargados: los datos que los establecimientos de hospedaje (moteles, hoteles y amoblados) cargan o reciben a través de nuestro software, por ejemplo los de sus huéspedes y las conversaciones con sus asistentes de WhatsApp. En estos casos el responsable es el establecimiento, y nosotros tratamos los datos solo según sus instrucciones y para prestar el servicio contratado.

3. Datos que tratamos

• Datos de identificación y contacto: nombre, número de documento, teléfono, correo electrónico y dirección.
• Datos comerciales y de facturación de nuestros clientes.
• Datos de reservas y estadías que registran los establecimientos en el software.
• Mensajes y conversaciones por WhatsApp entre los huéspedes y los asistentes virtuales de cada establecimiento.
• Datos técnicos de uso del software, como registros de acceso y de errores.

No solicitamos datos sensibles. Si por alguna razón fuera necesario, se pedirá autorización expresa y su entrega será siempre opcional.

4. Finalidades

• Prestar, mantener, soportar y mejorar nuestros servicios de software.
• Gestionar reservas y la atención al cliente por encargo de los establecimientos.
• Responder solicitudes, consultas y reclamos.
• Facturar y cumplir obligaciones contractuales, contables y legales.
• Enviar información sobre nuestros servicios, cuando el titular lo haya autorizado.
• Garantizar la seguridad de la información y prevenir fraudes.

5. Derechos de los titulares

Como titular de los datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Pedir prueba de la autorización que otorgaste.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Revocar la autorización o pedir que se eliminen tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.

6. Cómo ejercer tus derechos

Envía tu solicitud a contacto@sysprostay.com con tu nombre, número de documento, una descripción de lo que solicitas y un dato de contacto para responderte.

• Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, eliminación o revocatoria): se responden en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles adicionales con aviso previo.

Si tus datos fueron registrados por un establecimiento de hospedaje que usa nuestro software, puedes dirigirte a ese establecimiento como responsable o a nosotros, y trasladaremos tu solicitud.

7. Seguridad, conservación y terceros

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, uso o acceso no autorizado. Conservamos los datos solo el tiempo necesario para las finalidades descritas o el exigido por la ley.

Para prestar el servicio podemos apoyarnos en proveedores tecnológicos, como servicios de alojamiento en la nube, mensajería (WhatsApp) e inteligencia artificial, algunos ubicados fuera de Colombia. Con ellos se comparte solo lo necesario y bajo condiciones que protegen la confidencialidad de la información. No vendemos datos personales.

8. Cambios a esta política

Cualquier cambio importante se publicará en esta página con su nueva fecha de vigencia.